Kosten senken im Büro – 7 praktische Spartipps

Unsere Tipps zum Kosten senken im Büro. Angefangen bei Büromaterial, über Beleuchtung bis hin zu Stromfressern. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter.

Nicht nur im laufenden Geschäft, sondern auch im Betriebsalltag ist es möglich, Kosten zu senken. Dieser kleine Ratgeber soll Ihnen einen Einstieg bieten, Ihre Bürokosten zu reduzieren. Beachten Sie dabei folgende Tipps:

Tipp 1 – Kosten senken durch energiesparende Geräte

Ein großer Kostenfaktor im Büro sind Arbeitsgeräte, wie Drucker, Scanner oder Fax. Bereits bei der Anschaffung sollte nicht ausschließlich der Einkaufspreis betrachtet werden, denn insbesondere im laufenden Betrieb zeigt sich, wie effizient und sparsam die Geräte arbeiten.

Achten Sie bei der Beschaffung darauf, dass die Energiesparfunktionen auf die Nutzung im Bürobetrieb abgestimmt sind. Aus Untersuchungen hat sich ergeben, dass mit einer bewussten Geräteauswahl bis zu 75 Prozent der Energiekosten reduziert werden können. Ein Vergleich vor dem Kauf lohnt sich demnach.

Tipp 2 – Mit der richtigen Beleuchtung die Kosten senken

Wer sich einen Großteil des Tages in geschlossenen Räumen am PC-Arbeitsplatz aufhält, benötigt optimale Lichtverhältnisse. Die Erfahrung zeigt, dass überdurchschnittlich viel künstliches Licht eingesetzt wird. Auch dabei zeigt sich Sparpotenzial. Tischleuchten sollten ausnahmslos mit Energiesparleuchten versehen und Deckenleuchten mit elektronischen Vorschaltgeräten ausgestattet werden.

Diese Umrüstung bedeutet im ersten Schritt zwar eine hohe Investition, macht sich allerdings durch Verringerung des Energieverbrauchs und eine längere Lebensdauer der Produkte bemerkbar.

Tipp 3 – Nutzen Sie Recyclingpapier

Das papierlose Büro lässt sich leider nicht vollständig umsetzen. Doch auch hier ist es möglich, die Kosten im Büro zu senken. Dies beginnt bereits bei der Papierbeschaffung. Es lohnt sich zu überlegen, ob es immer blütenweißes Druckerpapier sein muss, oder ob für den internen Bedarf nicht auch recyceltes Papier geeignet ist.

Außerdem müssen fehlbedruckte Seiten nicht im Abfall landen. Wenn der Inhalt nicht brisant ist, kann es noch hervorragend als Notizzettel genutzt werden. Die Blätter können auch für Probeausdrucke verwendet werden. Hier lohnt es sich, ein Fach im Drucker oder Kopierer dafür zu reservieren. Achten Sie bei der Anschaffung eines Druckers auch auf Duplex-Funktionen. Dies spart Papier und beugt dem „Aktenspeck“ in Ihren Ordnern vor.

Tipp 4 – Verzichten Sie auf Kleinbestellungen bei Büromaterial

Schreibmaterial und Kleingeräte sind bei der Arbeit unabdinglich und werden sehr regelmäßig neu beschafft. Auch dieser Posten eignet sich, um die Kosten im Büro zu senken. Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, Bestellungen zu bündeln, um auf kostenintensive Kleinbestellungen zu verzichten.

Ebenfalls empfiehlt sich, einen Großlieferanten anstatt vieler einzelner Verkäufer zu nutzen. Hier lassen sich Sonderkonditionen vereinbaren, die regelmäßig kontrolliert und neu verhandelt werden sollten. Gerade bei Abnehmern, die regelmäßig bestellen, sind viele Anbieter bereit, günstigere Angebote und Rabatte einzuräumen. Vielleicht bietet sich auch eine Sammelbestellung mit einem oder mehreren kollegialen Büros an? Hierbei lassen sich Mengenrabatte aushandeln.

Tipp 5 – Optimieren Sie unnötige Energiefresser

Auch außerhalb Ihrer Räume können Kosten eingespart werden. Sorgen Sie dafür, dass die Heizungsanlage optimal eingestellt ist und die Energieversorgung im Serverraum effizient arbeitet. Lassen Sie unbenutzte Großgeräte wie Klimaanlagen oder Getränkeautomaten nicht ununterbrochen arbeiten, damit können große Mengen Energie und somit Geld eingespart werden. Wenn Sie nicht wissen, wo genau in Ihrem Büro die größten Energiefresser „sitzen“, testen Sie dies mit einem Strommessgerät inklusive Kostenvorhersage.

Tipp 6 – Kontrollieren Sie Ihre Telefon- und Internetkonditionen

Sehr viel Geld wird auch im Bereich der Telekommunikation ausgegeben. Kontrollieren Sie deshalb regelmäßig die Konditionen Ihres Telefon-, Internet- und Mobilfunkanbieters und achten Sie darauf, dass die zur Verfügung gestellten Geräte regelmäßig gewartet und ausgetauscht werden. Auch im laufenden Betrieb sollten diese Geräte energieeffizient arbeiten. Es lohnt sich also, mit dem Telekommunikationsdienstleister über die einzelnen Vertragsbedingungen zu verhandeln.

Tipp 7 – So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum Kosten sparen

Schärfen Sie bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Kostenbewusstsein, denn mit ein wenig Hilfe können deutliche Einsparungen bewirkt werden. So können Sie die Belegschaft über optimale Raumtemperaturen informieren und dazu motivieren, aktiv Energie zu sparen. Kleine Tätigkeiten zeigen dabei große Wirkung, wie zum Beispiel

• das Ausschalten des Lichtes in unbenutzten Räumen,
• das Herunterregeln der Heizkörper
• und das Ausschalten der Bürogeräte in Pausen und zum Arbeitsende.

Selbst beim alltäglichen Kaffeekochen lassen sich die Kosten im Büro senken. Nutzen Sie hier eine Kaffeemaschine mit Thermoskanne. So muss die Maschine nicht den ganzen Tag an bleiben, um den Kaffee heiß zu halten.

Sicher kennen Sie und Ihre Mitarbeiter auch von Daheim nützliche Tipps. Motivieren Sie sich und Ihre Belegschaft, sich auch im Büro aktiv und kreativ bei der Kosteneinsparung zu beteiligen.

Natürlich sind dies nur wenige Anregungen. In diesem Bereich gibt es bereits viele Anbieter, die sich auf die unterschiedlichsten Bereiche zur Energie- und Kostenoptimierung im Verwaltungsbereich spezialisiert haben. Aber auch, wenn Sie diese Anbieter nicht in Anspruch nehmen möchten, lassen sich effektiv Kosten reduzieren.