Sie wollen mit Excel hochwertige grafische Auswertungen erstellen? Kein Problem! Wie Sie ein Diagramm einbinden, zeigt meine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Ob Controller, Buchhalter oder Spediteur, wer mit Zahlen arbeitet, braucht eine ausgereifte Tabellenkalkulationssoftware. Das bekannteste Programm auf diesem Sektor ist Excel. Selbst in Schulen ist Excel die meistgenutzte Software, zumindest in Mathematik und naturwissenschaftlichen Fächern (siehe Umfrageergebnis auf statista.de).
Einnahmen und Ausgaben, Umsätze, Gewinn- und Verlustrechnungen oder personelle Statistiken, es gibt fast nichts, was Sie nicht mit Excel erfassen und auswerten können. Da die Software sehr komplex ist, sollten Berufseinsteiger auf jeden Fall einen Grundkurs belegen. Für alte Hasen empfehle ich die bundesweit angebotenen Excel Fortbildungen durch Medienreich zu nutzen.
Ich selbst arbeite seit Jahren mit Excel, entdecke aber immer wieder neue Funktionen, die mir den Arbeitsalltag erleichtern. Eine der häufigsten Fragen, die mir rund um Excel gestellt werden, ist: Wie kann ich ein Diagramm erstellen? Im Prinzip ist das mit Excel kinderleicht umsetzbar, allerdings muss man auch aufpassen, denn eine einzige falsche Angabe kann die komplette grafische Auswertung verfälschen.
Schritt 1 – Tabelle erstellen
Eigentlich kann man davon ausgehen, dass es bereits eine Tabelle mit verwertbaren Daten gibt, wenn Sie die Absicht haben, ein Diagramm zu erstellen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist dies Ihre erste Aufgabe. Achten Sie dabei bitte darauf, dass die jeweiligen Spalten eine entsprechende Überschrift bekommen. Ebenso wichtig ist es, dass Sie Zahlen auch als Zahlen formatieren (gute Anleitung: hier). Ansonsten kann es passieren, dass Excel das Diagramm nicht richtig darstellen kann.
Schritt 2 – Diagrammtyp auswählen
Bild 1: Damit Excel ein Diagramm erstellen kann, müssen Sie nun die Daten, welche Sie verwenden möchten, markieren. Das ist immer dann sinnvoll, wenn Sie nur einen Teil auswerten möchten. Sollen alle Daten verwendet werden, reicht es auch, wenn Sie in eine beliebige Zelle Ihrer Tabelle klicken.
Bild 2: Anschließend bewegen Sie den Mauszeiger in die Menüleiste und drücken „Einfügen“. Neben Grafiken, verschiedenen Formen und Textfeldern, steht Ihnen nun auch die Option „Diagramm“ zur Verfügung.
Bild 3: Excel bietet hier eine Vielzahl der verschiedensten Typen an. Ob es ein Säulendiagramm, ein Kreisdiagramm oder ein Liniendiagramm werden soll, entscheiden Sie selbst. Keine Angst, wenn Sie sich für einen Diagrammtyp entschieden haben und dieser gefällt Ihnen nicht, können Sie dies ganz leicht rückgängig machen. Dazu aber später mehr.
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Schritt 3 – Diagramm einbinden und positionieren
In meinem Beispiel habe ich mich für ein Säulendiagramm in 3D entschieden. Ein letzter Klick auf den ausgewählten Diagrammtyp und Excel erstellt sofort die fertige grafische Auswertung direkt in unsere Excelmappe. Nicht erschrecken, wenn das Diagramm nun unsere Tabelle verdeckt. Die Position können Sie, wie bei einem Bild, beliebig ändern. Dazu das Diagramm anklicken, festhalten und ziehen. Für den Moment des Verschiebens wird Ihr Diagramm durchsichtig.
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➤ Extratipp: Ihnen gefällt die ausgewählte Form nicht? Kein Problem: Klicken Sie Ihr Diagramm an und drücken Sie die ENTF-Taste auf Ihrer Tastatur um es zu löschen. Allerdings müssen Sie nun wieder mit Schritt 1 beginnen.
Schritt 4 – Diagramm formatieren
Wenn Sie mit Ihrem Diagramm zufrieden sind, können Sie Schritt 4 ignorieren. Für alle anderen gibt es nun noch kleine, aber feine Formatierungsmöglichkeiten. Vorab sei gesagt, dass Sie den Diagrammtyp (Linie, Säule, Balken) hier nicht mehr ändern können, aber an der ausgewählten Form kann man optisch noch feilen.
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Bild 1: In der Menüleiste finden Sie nach dem Einbinden des Diagramms verschiedene Formatvorlagen.
Bild 2: Klicken Sie auf den kleinen Pfeil und die komplette Auswahl öffnet sich.
Bild 3: Gewünschte Auswahl anklicken und Ihr Diagramm ändert sich dementsprechend sofort. Diesen Schritt können Sie beliebig oft wiederholen.
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung wurde mit Microsoft Excel 2010 erstellt. Die Screenshots und Arbeitsschritte können möglicherweise von anderen Softwareversionen abweichen.
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