In 4 Schritten durch die Betriebsprüfung – Leitfaden für optimalen Ablauf

Steht Ihnen eine Betriebsprüfung ins Haus? Oder rechnen Sie schon länger damit? Bleiben Sie gelassen und ruhig. Mit etwas Planung, Strategie, ein bisschen Psychologie und Geschick werden Sie bestens vorbereitet sein. Die Zeit ab Ankündigung des Finanzamts bis zum Abschluss der Betriebsprüfung haben wir folgend in vier Phasen aufgeteilt.

Jede Phase gibt Ihnen Gelegenheit für geschicktes Vorgehen, um zu einem guten Verlauf zu kommen. Sollte das Finanzamt unangemeldet erscheinen, haben wir am Schluss auch noch hilfreiche Hinweise für Sie.

1. Vorbereitung ist alles

Bei Ankündigung der Prüfung per Telefon sollten Sie Folgendes tun:

• Namen und Kontaktdaten des Prüfers notieren, für Rückfragen.
• Erfragen Sie, welches Kalenderjahr geprüft werden soll.
• Der Termin sollte auch Ihnen passen, sie sollten zwei bis vier Wochen Zeit für die Vorbereitung haben.
• Erbitten Sie die Prüfungsanordnung in schriftlicher Form per Post.
• Fragen sich nach den Gründen für die Prüfung, um gezielte Vorbereitung mit dem Steuerberater treffen zu können.
• Klären Sie den Ort. Neben der Firma ist auch ein Büro des Steuerberaters oder das Finanzamt möglich.

Berücksichtigen Sie in Ihrer Vorbereitung auch den Einsatz moderner Softwareprogramme durch das Finanzamt seit 2006. Dies kann Auswirkungen auf die Prüfung Ihrer elektronischen Daten haben. Ihre EDV-Organisation und der Datenzugriff sollte für den Prüfer daher entsprechend vorbereitet sein. Mit diesen Informationen haben Sie alle wichtigen Aspekte für eine gute Vorbereitung mit dem Steuerberater, bis hin zur Überlegung der eventuellen Selbstanzeige.

2. Wenn die Prüfung losgeht

Oft gibt es einen Vortermin oder eine Vorphase des persönlichen Kennenlernens. Vorsicht: Was harmloser Small Talk zu sein scheint, ist es bei Finanzprüfern nie. Die Anwesenheit des Steuerberaters hält die Thematik hilfreich auf Sachebene.

Für die Prüfung beherzigen sie das Folgende:

• Bleiben Sie immer freundlich. Alles andere wirkt immer negativ zurück.
• Bieten Sie Getränke an. Eine Einladung zum Essen ist eher unpassend.
• Benennen Sie schriftlich die Ansprechpartner für den Prüfer. Bitten Sie ansonsten um Diskretion.
• Bitten Sie um schriftliche Prüfungsfeststellung.
• Erfüllen Sie Anforderungen des Prüfers zeitnah.

Während der Prüfung werden nun auch erweiterte Bereiche wie Beschäftigungsverhältnisse, Beitragsabrechnungen und Sozialabgaben berücksichtigt. Achten Sie darauf, dass entsprechende Dokumente und Aufzeichnungen für den Prüfer verfügbar sind.

3. Die Schlussbesprechung einfordern

Aus dem bisher Gesagten liegen die Punkte für die Schlussbesprechung als Phase 3 auf der Hand:

• Bitten Sie um schriftliche Begründungen.
• Sammeln Sie mit dem Steuerberater im Vorfeld Gegenargumente und bringen Sie sie jetzt ein.
• Signalisieren Sie auch Bereitschaft zum Einspruch.
• Halten Sie nach Kompromissen Ausschau und gehen eventuell auch darauf ein.
• Bleiben Sie immer sachlich.
• Ziel der Schlussbesprechung ist auch immer, dass beide Seiten ihr Gesicht wahren können.
• Bei fehlender Kompromissbereitschaft wenden Sie sich an den Vorgesetzten des Prüfers.
• Am besten überlassen Sie hier Ihrem Steuerberater das Feld.
• Wenn Sie wirklich entlastendes Material haben, spielen Sie es aus strategischen Gründen erst jetzt aus.

Wie Sie sehen, ist neben Fachwissen eine Menge Psychologie dabei, um das Beste zu erreichen. Deutlich sollte auch geworden sein, dass ein guter und vertrauensvoller Steuerberater unverzichtbar ist.

WICHTIG: Seit 2019 sind auch die Kassen-Nachschau und Umsatzsteuer-Nachschau Teil der Betriebsprüfungen. Diese erfolgen unangekündigt, daher ist es wichtig, dass Ihre Kassenbücher und umsatzsteuerlichen Dokumente jederzeit prüfbereit sind.

4. Prüfen von Prüfungsberichten und Steuerbescheiden

Wie man es mit normalen Steuerbescheiden, aber auch bei anderen Verfahrensdokumenten macht, sollte das schriftliche Ergebnis der Prüfung sorgfältig geprüft werden.

• Bitten Sie für den Prüfungsbericht um eine Einwendungsfrist von etwa vier Wochen.
• Vergleichen Sie und Ihr Steuerberater das Ergebnis mit den Inhalten des Schlussgesprächs.
• Haben Sie nichts zu beanstanden, bitten Sie um Zusendung der geänderten Steuerbescheide mit eventuellen Nachforderungen an Sie.
• Bei Passagen, mit denen Sie nicht einverstanden sind, bitten Sie schriftlich um Änderung.
• Auch die geänderten Steuerbescheide sollten durch Sie und den Steuerberater akribisch geprüft werden
• Sie sind zu keinem Zeitpunkt an eine als Kompromiss getroffene Vereinbarung gebunden. Wenn Sie erst jetzt die vermeintlich schädliche Dimension eines solchen Kompromisses für Sie erkennen, legen Sie auch dann noch erneut Widerspruch in.

Bleibt noch zu klären, was zu tun ist, wenn das Finanzamt ohne Termin vor der Tür steht, was zur Umsatzsteuer- und Lohnsteuernachschau durchaus legal ist:

• Lassen Sie sich den Prüferausweis zeigen.
• Halten Sie Namen und Kontaktdaten fest.
• Informieren Sie Ihren Steuerberater.
• Nehmen Sie mit dem Finanzamt Kontakt auf und bitten um Darlegung der Motive für die Vorgehensweise.
• Wenn der Prüfer ein Betrüger sein sollte, Polizei rufen.

Sicherstes Indiz für Betrug ist immer, wenn ein vermeintlicher Prüfer von Ihnen Bargeld verlangt.

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