Effektiver arbeiten durch eine gezielte Wochenplanung. Wie diese funktioniert und sich selbst am besten organisieren, erfahren Sie hier.
Wer mehr Zeit für eine sinnvolle Wochenplanung aufwendet, muss hinterher nicht doppelt arbeiten. Gründliche Überlegung im Vorfeld hilft, Zeitfallen zu vermeiden. Erstellen Sie eine Rangliste der Aufgaben, die Sie in Ihrer Arbeitswoche erledigen wollen. Noch besser ist es, sich bereits am Ende der Vorwoche Gedanken darüber zu machen, was Sie in der kommenden Woche erledigen möchten. Wenn die Liste vom Umfang her zu groß wird, überlegen Sie, was daraus entfernt werden kann.
Sinnvoll ist es auch, umfangreiche Arbeiten in Etappen aufzuteilen. Sie müssen bis Ende der Woche eine Präsentation für ein größeres Projekt ausarbeiten? Werden Sie sich bei Ihrer Wochenplanung darüber klar, bis zu welchem Tag einzelne Abschnitte fertiggestellt sein sollen. Setzen Sie sich für jeden Arbeitsschritt eine Deadline.
Ordnen Sie Arbeiten nach Dringlichkeit
Sortieren Sie bei Ihrer Wochenplanung die Aufgaben gemäß ihrer Dringlichkeit. Nicht alles muss gleich am Montag erledigt werden. Arbeiten, die noch einige Tage warten können, haben nicht die oberste Priorität. Die Erledigung dringender Aufgaben hat Vorrang. Danach kommen Arbeiten, die zwar wichtig sind, aber noch ein oder zwei Tage aufgeschoben werden können.
Delegieren Sie Aufgaben
Sie müssen nicht alles selbst machen. Überlegen Sie sich bei Ihrer Wochenplanung, welche Arbeiten Sie delegieren können. Für einfache Routinearbeiten ist Ihr Stundenlohn zu hoch. Reservieren Sie sich dennoch genügend Zeit für die regelmäßig wiederkehrenden Routineaufgaben, die nicht delegiert werden können. Erledigen Sie diese Arbeiten zügig, sobald sie anfallen, um sich so genügend Freiraum für Ihre Projektarbeit zu schaffen.
Vermeiden Sie Arbeitshindernisse
Schauen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz nach gewohnheitsmäßigen Ablenkungen um. Der Prospekt, der zum Durchblättern einlädt oder die – zugegeben amüsante – Faxvorlage. Tragen diese Dinge wirklich zu Ihrer Effektivität bei? Womöglich verdanken Sie es ihnen, dass Ihr Schreibtisch derart übervoll aussieht, dass Ihnen die Lust an der Arbeit von vornherein verloren geht. Trennen Sie sich von den Dingen, die Sie lediglich von Ihrer Arbeit ablenken. Dabei ist nichts gegen ein schönes Foto oder ein Blumenstrauß auf dem Schreibtisch einzuwenden.
Wer sich an seinem Schreibtisch wohlfühlt, arbeitet effektiver. Die Rede ist hier von den Dingen, die Ihrer Effektivität im Wege stehen: Der Stapel mit den oben erwähnten Faxvorlagen etwa, der Platz raubt und die Arbeitsfläche unübersichtlich aussehen lässt. Oder die oft nur mit einer Notiz beschriebenen losen Seiten, von denen es inzwischen eine ganze Menge gibt. Ein Schreibtisch, der mit solchen Dingen übersät ist, wirkt eher abschreckend, als dass er zur Arbeit einlädt.
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Wochenplanung nie ohne Zeitpuffer
Oft wird eine erfolgreiche Arbeit durch Störungen und Ablenkungen behindert. Schaffen Sie sich Freiräume. Bauen Sie bei Ihrer Planung Zeitpuffer ein, für den Fall, dass eine Besprechung oder ein Vorgang länger dauert. Erfahrungsgemäß müssen 40 Prozent der Arbeitszeit mit unvorhergesehenen Tätigkeiten verbracht werden. Verzetteln Sie sich nicht. Beginnen Sie den nächsten Abschnitt erst, wenn Sie mit dem vorhergehenden fertig sind.
Private Aufgaben sind Tabu
Vor allem: Bringen Sie keine „Arbeit“ von Zuhause mit. Privates gehört nicht in die Firma und hat auch in Ihrer Wochenplanung nichts zu suchen. Das Telefonat mit der Autowerkstatt oder dem Reisebüro kann in der Mittagspause oder nach Feierabend geführt werden. Solche „mal eben vom Büro aus“ zu erledigenden Telefongespräche kosten nicht nur Arbeitszeit, sondern gehen auch zu Lasten der Konzentration, solange sie bislang nicht erledigt wurden.
Ihre innere Haltung bestimmt die Außenwirkung
Es gibt viele Arten von Zeitfressern. Dazu zählen überforderte Kollegen, die Ihre Unterstützung möchten und unterforderte Kollegen, die sich mit Ihnen unterhalten wollen. Lassen Sie sich nicht beirren und verfolgen Sie Ihr Ziel: die vor Ihnen liegende Aufgabe erfolgreich zu erledigen.
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