Unser E-Mail Tipp: Lesen Sie hier, wann Sie Cc oder Bcc in einer E-Mail benutzen und wann Sie es besser lassen sollten. Bcc in einer E-Mail kann nämlich schnell als Vertrauensbruch gedeutet werden.
Carbon ist ein Kohlefaserstoff und eignet sich nicht nur zum Aufbau leichter, aber stabiler Konstruktionen etwa im Bereich der Fahrradentwicklung. Carbon ist auch ein altbewährtes Material in der täglichen Büroorganisation. Beim guten, alten „Durchschlagpapier“ etwa ist die rückseitige Carbonschicht dafür verantwortlich, dass die Drucklinien des Stiftes oder die Anschläge der Schreibmaschine vom Original auf die dahinter gespannte Zweitschrift kopiert werden. Interessant, werden Sie vielleicht sagen, doch was hat das alles mit einem E-Mail-Tipp zu tun?
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Bedeutung von Cc und Bcc
Ganz einfach: Durchschlagpapier – oder besser die hieraus resultierende Zweitschrift – heißt im Englischen „Carbon Copy“; kurz „CC“. Und hieraus wiederum leitet sich das aus der modernen Kommunikation bekannte E-Mail CC oder E-Mail BCC ab. Wobei CC eben für eine „elektronische“ Kopie einer E-Mail-Nachricht steht, BCC (Blind Carbon Copy) für eine versteckte elektronische Kopie.
In Ihrem E-Mail-Client (gängig sind Microsoft Outlook, Windows Live Mail oder Mozilla Thunderbird) finden Sie das Feld für die elektronische Kopie direkt unter der Zeile für den Hauptadressaten; das Feld für die versteckte Kopie ist in Outlook nicht unmittelbar vorgegeben, sondern muss durch einen Mausklick auf den „CC-Button“ in einem separaten Fenster aktiviert werden.
Wann wende ich welche Adressfelder an?
Wichtiger als das schnell erlernte „Handling“ ist allerdings die alltägliche Anwendung der unterschiedlichen Adressaten-Felder. Eindeutig ist: Der vordringliche Mailempfänger steht direkt in der vorderen Adresszeile. Ebenso alle übrigen gleichwertigen Empfänger – also etwa alle Teilnehmer eines Meetings, an die ein Protokoll versandt werden soll. Oder ein Personenkreis, der bei einer Fragestellung gleichwertig zum Antworten ermächtigt ist.
Formal finden sich alle direkten Adressaten auch in der Ansprache am Beginn der Mail wieder. Nicht statthaft wäre es demnach, eine E-Mail an die Herren Müller, Meier und Schmidt quasi „in erster Instanz“ zu versenden, das Schreiben aber lediglich mit einem „Sehr geehrter Herr Müller …“ zu beginnen.
E-Mail Cc als Nachweis nutzen
Etwas anders stellt sich die Sache dar, wenn die Herren Meier und Schmidt lediglich als Adressaten im E-Mail CC auftauchen. Sie sind dann nur nachrichtliche Empfänger des Schreibens, nehmen nicht unmittelbar an der Korrespondenz teil. Häufig fordern Abteilungsleiter bei gewissen Vorgängen stets „ins CC“ genommen zu werden. Das bedeutet, sie wollen informiert sein, durch ein Mitlesen des Mailverkehrs ständig auf der aktuellen Höhe des Sachstandes.
Der Absender einer E-Mail kann Adressaten im CC-Feld aber auch zur eigenen Absicherung hinzufügen. Er signalisiert dem Empfänger damit, dass ein – möglicherweise beiden bekannter – Dritter in die Korrespondenz eingeweiht ist, was einen eventuell erforderlichen, späteren Nachweis oder Beweis erheblich erleichtert.
E-Mail Bcc – Unsitte und Vertrauensbruch
Bleibt das E-Mail BCC. Es ist – wenn man so will – die moderne Form der Indiskretion oder des Vertrauensbruchs im Mailverkehr. Der Adressat glaubt, dass nur die im Adressfeld und im E-Mail CC aufgeführten Personen unmittelbar Kenntnis von dem vorliegenden Schreiben haben – doch tatsächlich gibt es noch weitere Mitleser. Es mag – etwa im Mailverkehr mit Behörden, Situationen geben, in denen die zeitgleiche Einbeziehung anonymer Dritter (etwa Rechtsanwälte, Vorgesetzte oder Vertraute) verlockend scheint.
Im Prinzip aber wird hier das klassische Briefgeheimnis ausgehebelt und die E-Mail in ihrem Status quo abgewertet – insbesondere vor dem Hintergrund, dass bei Hin und Her gesendeten Mails oft ein ganzer Rattenschwanz an vorausgegangener Korrespondenz mit preisgegeben wird – meist ohne Einverständnis des Korrespondenzpartners.
Fazit
Deshalb unser E-Mail Tipp: Nutzen Sie CC, sooft Sie es brauchen. Es dient der Transparenz und stellt keinen Vertrauensbruch dar; aber sparen Sie sich – wenn irgend möglich – den Einsatz der technisch möglich, aber moralisch zweifelhaften „Blind Carbon Copy“.
BCC – Unsitte und Vertrauensbruch? Wieso das denn? Kommt doch immer auf den Einsatz an. Und hier sollte sich der Absender doch auch einmal Gedanken zum Datenschutz machen. Nicht jeder Empfänger eines „Sammelanschreibens“ ist glücklich damit, das seine Adressdaten unter „An“ oder „CC“ herausposaunt werden. Diesen Aspekt lassen Sie hier vollends außen vor!
Da bin ich mit meinem Vorredner ganz einer Meinung. Landläufige Meinung „da nehm ich doch den … mit in cc“ und schon klingelt dein Telefon und weißt eigentlich von gar nix. Wenn jemand zu mir sagt „nimm mich in cc“ dann ja, ansonsten kein cc.
Ganz genau stimme meinenen Vorrednern zu:
Emails mit Sammelverteiler zu versenden ohne Bcc zu nutzen ist ein unding. Nur weil ich eine Nachricht an mehrere Menschen versende, bedeutet dies nicht das diese wissen müssen wer alles diese Nachricht bekommen hat. Obendrein bekämen sie auch noch deren Email-Adressen. z.B. Newsletter, Einladung etc..