Einladung zum Meeting schreiben – Die besten Formulierungs-Tipps

Sie müssen eine Einladung zum Meeting schreiben und brauchen Hilfe? Hier finden Sie die besten Formulierungstipps.
Gute Kommunikation ist unverzichtbar, wenn ein Unternehmen gut funktionieren soll. Darum sind regelmäßige Meetings ein essenzieller Bestandteil der Alltagsroutine. Allerdings ist es wichtig, dass die jeweiligen Sitzungen nicht lediglich nach Schema F ablaufen, sondern, dass wirklich über die aktuellen Tagesordnungspunkte gesprochen und konkrete Lösungen gesucht werden.

Eine vernünftig verfasste Einladung zum Meeting ist bereits der erste Schritt in diese Richtung. Ob Sie das erste Mal die Aufgabe zugewiesen bekommen haben zu einem Meeting einzuladen, oder ob Sie dies bereits seit Jahren regelmäßig tun – die folgenden Tipps können helfen, Ihrer nächsten Einladung mehr Würze zu verleihen.

Tipp 1 – Kreative Einleitung

Da regelmäßige Meetings für viele zum Alltag gehören, überfliegen sie meistens nur die wichtigsten Punkte. Dabei werden oft wichtige Informationen übersehen, wie zum Beispiel der Hinweis, sich auf ein bestimmtes Thema vorzubereiten. Damit das nicht passiert, sollten Sie eine Einleitung verwenden, die zum Lesen anregt.

Verzichten Sie auf abgenutzte Stilblüten und lassen Sie sich ruhig etwas Pfiffiges einfallen. Anstatt gleich in der ersten Zeile mit der Anrede zu beginnen, können Sie diese ruhig auch mal im ersten Satz einbauen. Allein so eine kleine formelle Veränderung erweckt bereits die Aufmerksamkeit des Lesers.
Schreiben Sie also nicht:

„Sehr geehrte Kollegen,
wir laden Sie anlässlich der momentanen Unternehmenssituation herzlich zu einer Sitzung der Geschäftsleitung ein.“

Sondern lieber etwas wie:

„Um unser Unternehmen weiter auf dem richtigen Kurs zu halten, sehr geehrte Kollegen,
brauchen wir Ihre zündenden Ideen.“

Tipp 2 – Direkte Sprache verwenden

Eine motivierend verfasste Einladung zum Meeting sorgt dafür, dass dieses ernst genommen wird und sich alle aktiv daran beteiligen. Mit Ihren Formulierungen können Sie bereits die Richtung beeinflussen, in die das Gespräch laufen wird. Gerade bei internen Meetings ist es darum wichtig, die Teilnehmer offen und direkt anzusprechen. Das wird dazu führen, dass auch in der Sitzung eine klare, lösungsorientierte Sprache gesprochen wird. Ihr Stil sollte die Notwendigkeit der Besprechung deutlich machen.

Anstatt zu schreiben:

„Es wäre nett, wenn Sie am 14. Dezember so gegen 11 Uhr einige Minuten für eine Besprechung im Konferenzraum erübrigen könnten.“

sollten Sie deutliche Sätze gebrauchen:

„Am 14. Dezember ist für 11 Uhr eine Besprechung im Konferenzraum angesetzt. Seien Sie bitte pünktlich.“

Vermeiden Sie langweilige oder veraltete Floskeln und weisen Sie darauf hin, dass außer der Anwesenheit vor allem auch die aktive Teilnahme gefragt ist.

Schreiben Sie nicht:

„Es wäre toll, wenn Sie einige Punkte vorbereiten könnten.“

Sondern besser so:

„Bereiten Sie bitte eine 10-minütige Präsentation zu folgendem Thema vor.“

Dabei sollten Sie sich aber um einen positiven Ton bemühen und nicht nur darauf pochen, dass es sich um eine Pflichtveranstaltung handelt. Sollte zum Beispiel etwas zur Verpflegung angeboten werden, erwähnen Sie auch dies in der Einladung.

Tipp 3 – Praktische Hinweise hervorheben

Mit Ihrer Einladung zum Meeting möchten Sie den zeitlichen und inhaltlichen Rahmen des Meetings abgrenzen. Heben Sie darum alle relevanten Fakten sowohl sprachlich als auch durch die Formatierung hervor. Aus Ihrem Text sollte deutlich hervorgehen, wo und wann die Sitzung tagt und wie lange das Ganze voraussichtlich dauern wird. Außerdem sollte jeder vorher wissen, worum es geht, also was Tagesordnungspunkte und Ziele der Besprechung sind. Es ist auch nicht verkehrt zu erwähnen, wer alles anwesend ist und welche Aufgaben die einzelnen Personen bei dem Treffen übernehmen werden. So kann sich jeder auf seinen Aufgabenbereich vorbereiten und die Effektivität der Zusammenarbeit wird deutlich gesteigert.

Es zeugt auch von persönlicher Rücksichtnahme, die Einladungen so früh wie möglich abzuschicken. Die meisten Ihrer Mitarbeiter haben einen vollen Terminplan und sind froh, wenn Sie sich im Vorfeld darauf einstellen können, wenn ein solches Meeting angesetzt wurde.

Tipp 4 – Einladung zum Meeting auf englisch

Wenn Sie in einem internationalen Unternehmen tätig sind, werden Sie eventuell auch vor die Aufgabe gestellt eine Einladung zu einem Meeting auf englisch zu verfassen. Um dabei alle oben erwähnten Punkte zu beachten, ist es ratsam den Text dennoch zunächst auf deutsch zu schreiben und dann entsprechend zu übersetzen. Dabei können folgende Links hilfreich sein:

» www.ego4u.de
Sehr gute Beispiele vom Absender bis hin zur Anlage.

» www.insiders-english.de
Kurze aber aussagekräftige Formulierungen für eine Einladung zum Meeting auf englisch.

» www.sekretaria.de und www.business-english.de
Muster für eine Einladung zum Meeting auf englisch (Achtung kostenpflichtig!)


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