E-Mail geschäftlich – Formvorschriften

Anwälte, die sich auf Abmahnverfahren spezialisiert haben, gibt es immer häufiger. Nachdem viele Impressen von Internetauftritten mittlerweile auf dem neuesten Stand sind, stürzen sich diese Art von Anwälten immer häufiger auf E-Mail-Anhänge. Dabei gibt es auch hier nur einige wenige Spielregeln zu beachten, damit eine geschäftliche E-Mail den heutigen Rechtsansprüchen genügt, der Zusatz “E-Mail geschäftlich“ allein genügt nicht.

Die rechtlichen Grundlagen

Grundsätzlich ist jeder Geschäftsmann dazu verpflichtet für klare Verhältnisse bei seinen Geschäftsgebaren zu sorgen. Jeder Partner muss wissen mit wem er geschäftlich interagiert. Um Unstimmigkeit zu vermeiden, hat die Europäische Union das EHUG geschaffen, das ausgeschrieben kurz Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister heißt. Aber schon die Paragraphen § 37a im Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1 im Aktiengesetz sowie § 35a Abs. 1 im GmbH-Gesetz zeigen schnell, warum die Abmahnanwälte das Recht auf ihrer Seite haben. Hiernach ist jeder Geschäftstreibende, je nach Rechtsform, verpflichtet seinen Gegenübern ein Mindestmaß an Informationen zukommen zu lassen.

Um auf der sicheren Seite zu sein, genügt es stets bei Geschäftsbriefen, Angeboten, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheinen, Rechnungen sowie Quittungen die, je nach Unternehmensform, grundsätzlichen Daten anzugeben. Das gilt selbstverständlich auch bei der elektronischen Korrespondenz per E-Mail, auch wenn nicht jede einfache E-Mail geschäftlich als besonders relevant angesehen wird.

Formvorschriften der einzelnen Unternehmen

» Einzelkaufmann ohne Registereintrag
Der Einzelkaufmann ohne Registereintragung muss immer den Namen seines Geschäftes angeben, den eigenen Namen, und die Anschrift.

Beispiel:
Peters-Lustige-Löwenzähne
Peter Kaufmann
Badstraße 1
11011 Lummerland

» Einzelkaufmann mit Registereintrag
Bei Einzelkaufmännern mit Registereintrag ist immer darauf zu achten, dass neben dem Geschäftsnamen, dem eigenen Namen und der Anschrift zusätzlich ein gängiger Zusatz erkennbar ist, also „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“, „e.Kfr.“ oder ausgeschrieben „eingetragener Kaufmann“ beziehungsweise „eingetragene Kauffrau“. Und am Ende schließt sich noch der Handelsregistereintrag an.

Beispiel:
Baberras-Richter-Zubehör „eingetragene Kauffrau“
Baberra Saalfisch
Nonsensstr. 1
11011 Prozessstadt

Registergericht: Amtsgericht Prozessstadt, HRB 00815

» Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, kurz GbR, ohne Handelsregistereintrag unterscheidet sich nicht sonderlich vom nicht eingetragenen Einzelkaufmann. Wichtig ist, dass der Zusatz GbR an den Firmennamen angehängt wird und alle Gesellschafter mit mindestens einem Vornamen aufgelistet werden.

Beispiel:
Luzifers-schöner-Leben GbR
Lussy Lammfromm, Robben Klopper
Höhlenstr. 1
11011 Hitzhausen

» Offene Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft
Mit Eintragung in das Handelsregister wird die GbR zur oHG oder auch zur KG. Damit ändert sich nicht viel, nur die Gesellschafter müssen in einer E-Mail ausgewiesen werden und natürlich der Handelsregistereintrag. Sollte es sich bei dem agierenden Gesellschafter um eine juristische Person handeln, wie beispielsweise bei der GmbH & Co.KG, muss dieser gesondert ausgewiesen werden.

oHG-Beispiel:
Klaus-fix-Schlüsseldienst oHG
Klaus Schnell
Aufbruchstr. 1
11011 Sammeldorf

Registergericht: Amtsgericht Sammeldorf, HRB 90210

GmbH & Co.KG-Beispiel:
Klaus-fix-Schlüsseldienst GmbH & Co.KG
Aufbruchstr. 1
11011 Sammeldorf

Geschäftsführer: Klaus Schnell

Registergericht: Amtsgericht Sammeldorf, HRB 90210

» Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Bei einer GmbH sieht es ähnlich aus. Der Zusatz GmbH muss nach dem Namen der Firma folgen und der oder die Geschäftsführer müssen aufgezählt werden. Da eine GmbH grundsätzlich im Handelsregister eingetragen ist, folgt auch hier der Passus der Eintragung.

Beispiel:
Vierjahreszeiten GmbH
Wetterstr. 1
11011 Bibbersbach

Geschäftsführer: Monika Frühling, Hans Sommer, Claudia Herbst, Anton Winter

Registergericht: Amtsgericht Bibbersbach, HRB 13711

» GmbH mit Aufsichtsrat
Verfügt die GmbH zusätzlich über einen Aufsichtsrat, muss der Aufsichtsratsvorsitzende gesondert genannt werden.

Beispiel:
Vierjahreszeiten GmbH
Wetterstr. 1
11011 Bibbersbach

Geschäftsführer: Monika Frühling, Hans Sommer, Claudia Herbst, Anton Winter
Aufsichtsratsvorsitzender: Heiner Jahr

Registergericht: Amtsgericht Bibbersbach, HRB 13711

» Aktiengesellschaft (AG)

Für die Aktiengesellschaft (AG) gilt ähnliches, nur dass es hier immer einen Aufsichtsratvorsitzenden gibt. Und statt Geschäftsführern heißt es der Vorstand und die Vorstandsvorsitzenden. Diese Personen müssen alle genannt werden.

Beispiel:
Huschi Fuschi AG
Bruchstr. 1
11011 Bruchstadt

Vorstand: Reiner Wahnsinn
Vorstandsvorsitzende: Peter Blau, Maik Walker, Paul Durst
Aufsichtsratsvorsitzender: Tom Blind

Extra-Tipp
Firmen-Emails sollten generell nicht ohne die nötigen rechtlichen Informationen verschickt werden, auch wenn der Inhalt der E-Mail geschäftlich nicht sonderlich bedeutsam ist. Auch die elektronische Visitenkarte ist rechtlich nicht ratsam, da es für elektronische Visitenkarten kein einheitliches Format gibt und nicht jedes Programm jedes Format öffnen und somit anzeigen kann.