Bei Geschäftsbriefen kommt es darauf an, dass das Wesentliche sofort erkannt wird. Struktur ins Ganze bringt die DIN 5008.
Tagtäglich werden wir mit Normen und Vorschriften konfrontiert, die einerseits lästig sind, andererseits aber zum Geschäftsalltag gehören. Würde jeder sein eigenes Layout für die Bürokommunikation verwenden oder in der Produktion Maße nach seinen Vorstellungen, ist wirtschaftliches Chaos vorprogrammiert.
Jede DIN legt einen gewissen Mindeststandard fest. Notwendig ist das, um einheitlich kommunizieren zu können und einen reibungslosen Handel zu gewährleisten. Die DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln in der Textverarbeitung fest und ist wahrlich keine Erfindung der Neuzeit. Bereits 1949 gab es die erste Ausgabe, die natürlich stetig aktualisiert wird. Der Beitrag DIN-Normen für den Büroalltag gibt einen kompletten Überblick zur Entstehung und Anwendung, zeigt aber auch, dass wir manche DIN Normen nicht zwingend nutzen müssen.
Wichtiger Hinweis zum Papierformat
Bevor ich mit den Gestaltungshinweisen eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008 beginne, möchte ich noch kurz auf ein anderes wichtiges DIN Format eingehen. Auch wenn Sie in puncto Adresszeile oder Briefkopf gesetzlich nicht an eine DIN gebunden sind, beim Papierformat sollten Sie bei der Norm bleiben. Wer vom üblichen DIN A4 abweicht, fällt vielleicht auf, tut sich aber keinen Gefallen. Denn auch die Deutsche Post hat für den Versand gewisse Regeln vorgegeben. Wer sich nicht daran hält, verzögert den Versand zu seinen Ungunsten.
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Geschäftsbrief nach DIN 5008 – Schritt für Schritt Anleitung
Bei meiner Anleitung greife ich auf das meistgenutzte Officeprogramm zurück. Aber auch ohne Microsoft Word können Sie Angaben zur DIN 5008 nutzen.
1. Seitenränder festlegen
Vergewissern Sie sich, dass im Seitenlayout „Hochformat“ eingestellt ist und legen Sie die Seitenränder wie folgt fest:
➨ oben 4,5 cm
➨ unten 2,0 cm
➨ links 2,4 cm
➨ rechts 2,5 cm
Der untere Rand kann, je nach Textumfang, variieren.
2. Briefkopf einpassen
In den geschäftlichen Briefkopf gehört Ihr Logo. Dieses wird rechtsbündig eingestellt und sollte maximal über 7 Zeilen gehen. Wer noch in der Gründungsphase ist und kein eigenes Logo besitzt, trägt Name und Anschrift in den Briefkopf ein.
3. Rücksendeangaben machen
Bei geschäftlichen Briefen kann es passieren, dass der Empfänger nicht mehr erreichbar ist. Damit Ihr Schreiben nicht im Nirwana landet, geben Sie zwingend Ihre Rücksendeadresse an. Diese muss so positioniert sein, dass Sie vom Postboten durch das Brieffenster sichtbar ist. Die Rücksendeangaben gehören in eine Zeile.
4. Empfänger einfügen
Die Rücksendeangaben gehören in das Adressfeld, sollten aber einen kleineren Schriftgrad haben. Empfehlung für das Adressfeld: 10 – 12 pt, Rücksendeangaben 8 pt. Die Adresse selbst darf zwischen 7 und 9 Zeilen betragen.
5. Die Betreffzeile
Bevor Sie die Betreffzeile schreiben, wird das Datum rechtsbündig eingefügt. Zwei Zeilen weiter unten geben Sie dann den Grund Ihres Schreibens an, ohne dabei das Wort „Betreff“ davor zu setzen. Ihrer Betreffzeile verleihen Sie durch Fettschrift Aufmerksamkeit.
6. Anrede einsetzen
Zwei Zeilen unter Ihrer Betreffzeile wird die Anrede eingefügt. Selbstverständlich beginnen Sie mit einem Großbuchstaben und beenden die Anrede mit einem Komma.
7. Das Anschreiben
Der eigentliche Text Ihres Geschäftsbriefes beginnt eine Zeile unter der Anrede. Nach jedem Absatz wird eine Leerzeile eingefügt. Bei der Schriftart sollten Sie laut DIN 5008 auf klare Buchstaben setzen und die Schriftgröße nicht unter 10 pt wählen.
8. Die Grußformel
Vergessen Sie nicht, Ihr Schreiben mit einem entsprechenden Gruß zu beenden. Dieser bleibt häufig einzeilig (Freundliche Grüße), kann aber auch über zwei Zeilen gehen (Freundliche Grüße aus Berlin). Zwischen beiden Komponenten kommt dann aber keine Leerzeile.
9. Ihre Unterschrift
Maximal 2 Zeilen tiefer wird die Unterschrift eingefügt. Lassen Sie dafür mindestens 3 Zeilen frei. Bei Ausdrucken, die Handunterschrieben werden, fügen Sie in der 4 oder 5 Zeile Ihren Namen noch einmal per Computer ein. So wird vermieden, dass der Empfänger Ihren Namen erst erraten muss.
10. Anlagen
Bei manchen Briefen, wie zum Beispiel Bewerbungen, müssen Sie eventuelle Anlagen angeben. Dazu fügen Sie das Wort „Anlagen“ eine Zeile unter dem maschinell geschriebenen Namen ein. Direkt darunter erfolgt dann Zeile für Zeile die Auflistung der Anlagen.
Sie sehen, die DIN 5008 legt nicht hundertprozentig fest, in welcher Zeile und in welchem Schriftgrad etwas geschrieben sein muss. Die Angaben sind allerdings „wegweisend“ und sollten davon auch nicht grob abweichen.
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