Beim Jahresabschluss fallen Wörter wie aktive und passive Rechnungsabgrenzung. Um was es sich hier handelt und worin der Unterschied liegt, erfahren Sie hier.
Um Erträge und Aufwendungen periodengerecht einordnen zu können, wird der Rechnungsbezugsposten zu Hilfe genommen. Die Zahlung und das Rechnungsdatum sind dabei eher unwesentlich. Es kommt darauf an, ob die Ausgaben, die vor dem Stichtag anfallen, der Aufwand jedoch erst nach dem Stichtag anfällt oder Erträge, die vor dem Stichtag anfallen, erst danach als Einnahme zu verzeichnen sind.
Worauf kommt es an?
Der Rechnungsabgrenzungsposten ist nach § 250 HGB klar definiert. Die Aktivseite umfasst vor dem Stichtag verzeichnete Buchungen, deren Aufwand erst nach diesem Abschlussstichtag zu verzeichnen ist. Die Passivseite enthält alle Einnahmen vor dem Stichtag, deren Ertrag erst nach dem Stichtag wirksam wird.
Wenn der Erfüllungsbetrag einer Verbindlichkeit über dem jeweils angegebenen Betrag liegt, fließt die Differenz in die Aktivseite des Rechnungsabgrenzungspostens ein. Die Tilgung dieses Unterschiedsbetrages erfolgt durch jährliche Abschreibungen. Eine Verteilung auf die komplette Laufzeit der Verbindlichkeit ist möglich.
Die Aktive Rechnungsabgrenzung im Detail
Hier werden Zahlungen erfasst, die schon in der aktuellen Periode erfolgt sind, sich aber erst auf Aufwendungen des nächsten Jahres beziehen.
Hierzu können zählen:
- Mietzahlungen
- Gehälter
- Zinsen
- Leasing-Sonderzahlungen
Die Auflösung der aktiven Rechnungsabgrenzungsposten erfolgt in der kommenden Periode durch Umbuchen auf das entsprechende Konto. Die Umbuchung kann vollständig oder auch nur teilweise erfolgen. Wird die Umbuchung über mehrere Jahre vorgenommen, erfolgt die Auflösung zeitanteilig.
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Beispiel:
Die Miete für einen Gewerberaum beträgt 1.000 Euro monatlich. Laut Mietvertrag wurde vereinbart, die Miete im Voraus für zwei Monate zu zahlen.
Am 1. Dezember erfolgt also die Buchung für Dezember und Januar des Folgejahres.
1.000 Euro Miete entfallen ganz normal auf den Dezember. Weitere 1.000 Euro entfallen auf die aktive Rechnungsabgrenzung, denn sie betreffen den Januar des Folgejahres und nicht die aktive Periode. An die Bank werden also 2.000 Euro bezahlt und damit der gesamte Mietbetrag für den Dezember und für den Januar des Folgejahres.
Hat des neue Geschäftsjahr begonnen, erfolgt die Auflösung des aktiven Rechnungsabgrenzungspostens. Die Mietzahlung in Höhe von 1.000 Euro wird ins neue Jahr übernommen . Der Mietaufwand in der aktuellen Periode beträgt 1.000 Euro. Damit wurde die aktive Rechnungsabgrenzung ausgeglichen.
Die passive Rechnungsabgrenzung im Detail
Unter die passive Rechnungsabgrenzung fallen erhaltene Zahlungen, die für Leistungen erbracht wurden, die erst in der nächsten Periode fällig werden. Diese Zahlungen werden auf der Passivseite ausgewiesen und ähnlich dem aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in der nächsten Periode aufgelöst. Erfolgt die Abrechnung über mehrere Jahre, wird die Auflösung zeitanteilig vorgenommen.
Beispiel:
Der Vermieter von Gewerberäumen hat mit seinen Mietern im Voraus zu entrichtende Mietzahlungen vereinbart. Der Mieter zahlt monatlich 2.000 Euro und entrichtet die Summe pro Quartal. Es gehen also im November 6.000 Euro Mietzahlungen ein. 2.000 Euro entfallen davon auf den Januar des Folgejahres und fallen damit unter die passive Rechnungsabgrenzung. Im Januar, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wird, erfolgt die Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung.
Die Rechnungsabgrenzungskonten werden meist unmittelbar am Jahresanfang aufgelöst. Alternativ kann auch der Zeitpunkt gewählt werden, an dem die jeweiligen Ausgaben und Einnahmen wirtschaftlich entstanden.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung
| Rechnungsabgrenzungsposten | Unterschiede |
|---|---|
| Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten | Hier handelt es sich um Ausgaben, deren Bezahlung noch im alten Jahr erfolgt. Die Aufwendungen betreffen aber bereits das neue Jahr. Ein Beispiel sind Kreditraten, die schon im Dezember bezahlt wurden, aber den Januar betreffen. |
| Passiver Rechnungsabgrenzungsposten | Hierunter fallen Gutschriften von Zahlungen, die bereits im Dezember eingegangen sind, aber erst den Januar betreffen. Als Beispiel können Mietzahlungen genannt werden, die schon im Dezember überwiesen wurden, sich aber auf Januar beziehen. |
Was ist bei der Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten zu beachten?
Zu Beginn des neuen Jahres steht die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten an. Eine zeitnahe Auflösung ist nicht immer die Praxis. Viele Unternehmen lösen aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten erst mit der Erstellung des Jahresabschlusses, zum Ende des folgenden Geschäftsjahres auf.
» Tipp: Handelt es sich um größere Summen, können keine aussagefähigen Monats- und Quartalsabschlüsse erstellt werden, wenn die Auflösung der Rechnungsabgrenzung nicht zeitnah erfolgt ist.
Die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten sollten spätestens dann aufgelöst werden, wenn die Erträge und Aufwendungen tatsächlich anfallen, zum Beispiel Mietzahlungen zum 15. des Monats am 15. Januar oder Leasingraten zum 1. Januar zu Jahresbeginn und Erstellung des Buchungskontos für das laufende Jahr.
Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten im Fokus der Steuer
Die Abgrenzung wird durchgeführt, damit die aufgeführten Beträge nicht in die Gewinn- und Verlust-Rechnung einfließen. Für eine objektive und gerechte Besteuerung ist es wichtig, diese Geschäftsvorgänge abzugrenzen. Den Wert der passenden Rechnungsperiode zuzuordnen, ist für die steuerliche Erfassung sehr wichtig. Die Durchführung der Rechnungsabgrenzung ist durch §250 HGB und §5 Abs. 5 EStG gesetzlich vorgeschrieben.
Was sind transistorische und antizipative Rechnungsabgrenzung?
Neben der aktiven und der passiven Rechnungsabgrenzung kann auch in transistorische und antizipative Rechnungsabgrenzung unterschieden werden. Die transistorische Rechnungsabgrenzung bezeichnet dabei vor dem Stichtag geleistete Ausgaben oder Einnahmen, die erst nach dem Stichtag wirksam werden, so zum Beispiel Gebühren, Honorare oder Mietzahlungen. Unter antizipativer Rechnungsabgrenzung sind Einnahmen und Ausgaben zu verstehen, deren Leistung noch nicht erfolgt ist, die aber schon dem alten Geschäftsjahr zuzuordnen sind.
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